Fakta

FAKTURAKONTROLL

  • Automatisk kostnadsfordeling
  • Mindre administrasjon
  • Lavere mobilregninger
  • Enklere rapportering til skattemyndigheter

 

Se video om Fakturakontroll

 

Les mer om Fakturakontroll

Del artikkelen:

– Økende databruk og stadig nye innholdstjenester gjorde det vanskelig å skille mellom hva som brukes i jobbsammenheng og hva som var privat forbruk, forteller Elin Brede Kristiansen, kommunikasjonsrådgiver og avdelingsleder IKT i Nes kommune. 

– Vi så at de ansatte brukte stadig mer innholdstjenester, samtidig som antall abonnement fortsatte å vokse. Håndtering av dette ble en stor og krevende jobb, og en liten kommune som Nes har jo ikke så store ressurser. 

Automatisk løsning 

Heldigvis kom løsningen automatisk. Kommunen hadde allerede en avtale med Telenor på mobil og fasttelefoni, og i januar 2014 kom de på besøk med sin partner Mytos, og viste mulighetene med automatisert kostnadskontroll.

Seks måneder senere hadde kommunen rullet ut løsningen til mer enn 100 ansatte. En strålende fornøyd avdelingsleder anslår at bare hun alene sparer en hel ukes arbeid på de automatiserte rutinene, og mobilregningene har blitt betydelig lavere.

Men hvordan reagerte de ansatte i kommunen? 

 Befriende for de ansatte 

– Det hele utviklet seg faktisk til en gladsak, forteller Elin Brede Kristiansen. – Jeg har fått mange tilbakemeldinger på dette. Men så var det også slik vi presenterte saken. Det dreier seg veldig mye om kommunikasjon, understreker hun.

Å skille mellom jobb og privat var nemlig ikke bare et dilemma for arbeidsgiver, men også for de ansatte. 

-LJGQswiOwNAIzNzPjR95eeQq9Y0Fx7ntS62aFeYpJo,kw75Dz6slpnygqfcGvP_f68RrUAhNQiM5E1yz6FGzo4,dLJ4KhdEorRozac47-NQRiCFkAFvLJi_8nri5M_AQzU

Snakk om forandring! Elin Brede Kristiansen, kommunikasjonsrådgiver og avdelingsleder IKT i Nes kommune, sparer en hel ukes arbeid med den nye ordningen.

– Mange var usikre på hvordan de egentlig kunne benytte sin «kommunale/private» telefon, forteller Kristiansen. – Et problem var for eksempel at mange hadde “sommerstuge” i Sverige og ringte mye derfra. Andre ting var naturligvis innholdstjenester.

Med det nye systemet ble det plutselig helt greit å kjøpe en parkeringsplass, et piggdekkoblat, eller stemme vilt og uhemmet på sin favorittdeltaker i Skal vi danse.

– Jeg tror mange syntes dette var litt befriende, at «jeg kan bruke mobilen når jeg vil, uten at det går utover andre». Vil jeg donere 200 kroner til Folkehjelpen eller bestille kinobilletter, så kan jeg gjøre det, og med god samvittighet. 

Full opprydning

Kommunen benyttet anledningen til å ta en full gjennomgang av abonnementer og rutiner, og lagde nye avtaler som alle måtte signere.

– På den måten kom vi også mer i kontakt med de ansatte, og fikk en god dialog. Vi informerte flere ganger på ansattportalen, og hadde et nært og godt samarbeid med alle involverte. Budskapet var at dette ikke var en innstramming, men en hjelp. Full frihet til å benytte samme mobilabonnement både på jobb og privat.

Kommunen får heller ikke innsyn i den enkeltes private mobilkommunikasjon. Data presenteres på et overordnet nivå, og detaljer vedrørende den enkeltes forbruk av innholdstjenester sendes kun via e-post til den ansatte, ikke til kommunen.

Viktig også for omdømme

 For Nes kommune handlet det også litt om kommunens omdømme.

– Vi som jobber i stat og kommune har et ekstra ansvar for å bruke ressursene på en forsvarlig og etisk måte. Det handlet litt om profilen vår, hvordan vi blir sett. 

Automatiske rapporter gir den enkelte god oversikt, og kanskje et enda mer bevisst forhold til mobilbruken sin. Og med klare regler for bruk unngår man gråsoner og forskjellsbehandling. 

Andre følger etter

I tillegg til Nes kommune benytter også Lørenskog og Skedsmo kommune Fakturakontroll. Flere andre Akershus-kommuner viser nå interesse for løsningen.

– Flere har ringt og lurer på hvordan det fungerer. Og løsningen kan virkelig anbefales. I tillegg er Telenor og Mytos flinke til å følge opp, og er gode kundebehandlere, forteller en fornøyd Elin Brede Kristiansen.

Nes kommune har en visjon om «Det gode liv der elvene møtes». Akkurat nå føles det også ekstra godt å være mobilansvarlig i kommunen.

—————————————————————————

Slik fungerer løsningen

Alle ansatte som disponerer mobil, har signert en avtale som forklarer hva som dekkes av kommunen.

Hver måned mottar de en e-post med lenke til en side som viser faktisk mobilbruk, illustrert med farger og stolpediagrammer. Her ser de hva som eventuelt blir trukket i lønn neste måned, utover fast skattepliktig beløp.

Mobil- og økonomiansvarlige får automatisk generert statistikk, rapporter til skattemyndighetene, og en Excel-fil som går rett til lønnssystemet Agresso.

Innrapportering til skattemyndighetene skjer automatisk hver måned.

Følgende dekkes av kommunen:

• Samtaler i Norge og SMS/MMS i Norge
• Databruk i Norge – 200 MB eller 35 GB
• Bruk til og fra utlandet inntil kr 400
• Spesialnummer som starter på 800, 810 og 815

Følgende dekkes ikke:

• Mobile innholdstjenester og betaling via mobilen for varer og tjenester
• Opplysningstjenester (1880, 1881, 1888)
• Spesialnummer som starter på 820, 829
• Bruk i utlandet som overstiger kr 400

IKT-avdelingen er juridisk eier av avtalen, og kontaktperson for Telenor. De er ansvarlige for rutiner, bestilling og portering av abonnement.

Personal- og lønnsavdelingen sørger for innberetning til skattemyndighetene, trekk i lønn og at de ansatte kjenner til avtale om bruk og beskatning av mobiltelefon. 

Se video om Fakturakontroll

Les mer om Fakturakontroll

Fakta

FAKTURAKONTROLL

  • Automatisk kostnadsfordeling
  • Mindre administrasjon
  • Lavere mobilregninger
  • Enklere rapportering til skattemyndigheter

 

Se video om Fakturakontroll

 

Les mer om Fakturakontroll